Politica de confidențialitate

Ultima actualizare: 17 octombrie 2026

Această politică explică ce date cu caracter personal prelucrăm prin Volera, în ce scopuri le folosim, cui le comunicăm, cât timp le păstrăm și cum îți poți exercita drepturile. Se aplică site-ului pro.volera.ro, aplicațiilor Volera Pro și funcționalităților Volera care fac trimitere la această politică, inclusiv integrării WhatsApp Business / Meta.

Poți consulta direct instrucțiunile pentru ștergerea datelor sau ne poți contacta la support@volera.ro.

1. Cine suntem și ce rol avem

Volera este operată de SAAS ESTATE SRL, denumită în continuare „Volera” sau „noi”. Pentru întrebări privind protecția datelor și pentru exercitarea drepturilor, adresa noastră de contact este support@volera.ro.

• În calitate de operator, stabilim scopurile și mijloacele prelucrării datelor necesare administrării conturilor Volera, relației contractuale cu partenerii, facturării serviciilor noastre, asistenței și securității platformei.
• În calitate de persoană împuternicită, prelucrăm datele clienților și ale echipei introduse de afacerile care folosesc Volera („Partenerii”), în numele și conform instrucțiunilor acestora. Partenerul stabilește scopul utilizării acestor date, temeiul legal și persoanele care au acces la ele.

Dacă ești clientul unui Partener, consultă și informarea de confidențialitate a acestuia. Relația dintre Volera și Partener privind prelucrarea datelor este descrisă în Acordul de prelucrare a datelor.

2. Ce date prelucrăm și de unde provin

Categoriile de date depind de funcțiile folosite și de informațiile pe care tu sau Partenerul le furnizați:

• Date de cont și profesionale: nume, adresă de e-mail, număr de telefon, fotografie de profil, datele afacerii și ale locațiilor, roluri, permisiuni și preferințe ale contului.
• Date despre clienți și activitatea Partenerului: date de contact, programări, servicii, achiziții, abonamente, beneficii de fidelitate, recenzii, formulare, note și fișiere introduse sau încărcate în platformă.
• Date de comunicare: mesaje, destinatari, atașamente, preferințe și dovezi privind consimțământul pentru comunicări, starea livrării mesajelor și corespondența cu suportul Volera.
• Date de facturare și tranzacționare: nume sau denumire, adresă de facturare, identificatori fiscali și informații despre facturi, plăți și rambursări. Când activezi servicii de plată, furnizorul de plăți poate solicita date suplimentare de verificare a identității, conform propriei informări de confidențialitate.
• Date tehnice și de utilizare: adresă IP, tip de dispozitiv și browser, sesiuni de autentificare, evenimente de acces, erori și operațiuni efectuate în platformă.
• Date ale integrărilor activate: identificatori de conturi externe, permisiuni acordate, date de autorizare și conținutul necesar funcției conectate, în limitele accesului autorizat.

Primim date direct de la tine, de la Partenerul care îți gestionează programările sau contul de echipă, prin formularele și comunicările folosite, de la furnizorii integrărilor autorizate și automat, în timpul utilizării serviciului. Partenerii trebuie să informeze persoanele vizate și să aibă un temei legal pentru datele introduse în Volera.

Nu introduce date sensibile care nu sunt necesare serviciului. Dacă un Partener folosește formulare sau note pentru date privind sănătatea ori alte categorii speciale, acesta trebuie să stabilească și o condiție aplicabilă potrivit articolului 9 GDPR, precum consimțământul explicit, atunci când acesta este temeiul adecvat.

3. De ce folosim datele și pe ce temei

Pentru prelucrările în care SAAS ESTATE SRL este operator, folosim următoarele temeiuri prevăzute de Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR):

• Executarea contractului sau demersuri precontractuale (art. 6 alin. (1) lit. b): crearea și administrarea contului, furnizarea funcțiilor solicitate, gestionarea abonamentului și asistența, atunci când ești parte la contract.
• Obligații legale (art. 6 alin. (1) lit. c): facturare, evidențe contabile și fiscale și răspunsuri la solicitări legale ale autorităților.
• Interese legitime (art. 6 alin. (1) lit. f): administrarea relației cu reprezentanții și utilizatorii Partenerilor, securitatea, prevenirea fraudei și abuzurilor, depanarea, îmbunătățirea funcționării serviciului și apărarea drepturilor noastre, cu evaluarea intereselor și drepturilor persoanelor vizate.
• Consimțământ (art. 6 alin. (1) lit. a): comunicări promoționale și tehnologii opționale pentru care legea cere acordul tău. Îl poți retrage fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare.

Pentru datele prelucrate în numele Partenerului, acesta stabilește temeiul legal. Activarea unei integrări sau acceptarea acestei politici nu înlocuiește consimțământul necesar pentru marketing. Fără datele indispensabile contului, contractului sau unei operațiuni solicitate, este posibil să nu putem furniza funcția respectivă; datele opționale nu condiționează accesul la funcțiile care nu au nevoie de ele.

4. Integrarea WhatsApp Business / Meta

Dacă un Partener conectează un cont WhatsApp Business prin fluxul Meta din Volera, prelucrăm datele necesare conectării și funcționării acelui canal. În funcție de configurație și de permisiunile acordate, acestea includ identificatorii afacerii și ai contului WhatsApp Business, identificatorul și numărul de telefon conectat, denumirea afișată, datele de autorizare și starea conexiunii.

Pentru mesajele gestionate prin această integrare, prelucrăm numerele și identificatorii expeditorilor și destinatarilor, conținutul și atașamentele, șabloanele, data și ora, precum și stările de trimitere, livrare sau citire disponibile. Folosim aceste date pentru comunicările Partenerului, afișarea conversațiilor, administrarea conexiunii, soluționarea erorilor și protejarea serviciului.

Datele necesare transmiterii mesajelor sunt comunicate către WhatsApp/Meta. Personalul autorizat al Partenerului poate accesa conversațiile în Volera, în limitele permisiunilor sale. Accesul la integrarea de afaceri nu oferă Volera acces general la conversațiile personale din conturile Facebook sau WhatsApp.

Datele primite prin integrare sunt folosite pentru funcțiile descrise în această politică; nu sunt vândute și nu sunt utilizate pentru publicitate independentă de serviciul solicitat. Pentru prelucrările realizate de furnizorii platformei se aplică și Politica de confidențialitate Meta și Politica de confidențialitate WhatsApp.

Administratorul autorizat poate deconecta contul din setările WhatsApp ale locației și poate revoca permisiunile acordate din contul Meta. Deconectarea oprește utilizarea conexiunii respective, dar nu echivalează cu ștergerea istoricului deja prelucrat. Pentru acesta, urmează instrucțiunile de ștergere de mai jos.

5. Cui putem comunica datele

• Partenerului și membrilor autorizați ai echipei sale, pentru serviciile și activitățile pe care le gestionează în Volera.
• Furnizorilor care susțin găzduirea, stocarea, securitatea, suportul, plățile și comunicările prin e-mail, SMS sau WhatsApp, în măsura necesară furnizării funcțiilor utilizate.
• Furnizorilor integrărilor pe care le activezi. Dacă folosești o funcție de asistență bazată pe inteligență artificială, conținutul trimis pentru acea funcție poate fi prelucrat de furnizorul tehnic implicat.
• Consultanților profesionali și autorităților, atunci când există o obligație legală sau este necesar pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unui drept.

Accesul este limitat la scopul relevant. Furnizorii care lucrează în numele nostru au obligații privind confidențialitatea și protecția datelor; unii furnizori, precum cei de plăți, pot avea și responsabilități proprii de operator. Informații suplimentare sunt disponibile în Politica privind subprocesatorii.

6. Transferuri internaționale

Utilizarea unor furnizori internaționali poate implica prelucrarea datelor în afara Spațiului Economic European. În aceste situații, transferul trebuie să se bazeze pe un mecanism permis de GDPR, precum o decizie de adecvare aplicabilă sau clauze contractuale standard, însoțite, când este necesar, de măsuri suplimentare. Poți solicita la adresa noastră de contact informații despre transferul relevant și o copie a garanțiilor aplicabile.

7. Cât timp păstrăm datele

Păstrăm datele în raport cu scopul pentru care au fost colectate, durata relației contractuale, instrucțiunile Partenerului și obligațiile legale aplicabile. Categoriile și termenele sunt descrise în Politica de retenție și ștergere a datelor.

Datele necesare facturării, îndeplinirii unei obligații legale sau soluționării unui litigiu pot fi păstrate și după închiderea contului, limitat la scopul și perioada justificate. Datele prelucrate exclusiv pe baza consimțământului nu mai sunt folosite în acel scop după retragerea lui. Putem păstra dovada retragerii sau a opoziției pentru a respecta opțiunea ta.

Datele integrării Meta și istoricul mesajelor urmează scopul comunicării, instrucțiunile Partenerului și cererile de ștergere aplicabile. Deconectarea unei integrări nu justifică păstrarea nelimitată a datelor. După expirarea perioadei aplicabile, datele sunt șterse sau anonimizate; copiile de siguranță sunt eliminate potrivit ciclului lor de retenție.

8. Cum protejăm datele

Folosim măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscurilor, inclusiv conexiuni securizate, autentificare, acces bazat pe roluri și permisiuni, separarea accesului între locații și verificări ale operațiunilor. Accesul la date este limitat la persoanele autorizate care au nevoie de ele pentru îndeplinirea sarcinilor lor. Pentru a semnala o problemă de securitate, scrie la support@volera.ro.

9. Cookie-uri și preferințe

Volera folosește cookie-uri și tehnologii similare pentru funcții precum autentificarea, menținerea sesiunii și preferințele aplicației. Tehnologiile opționale care necesită consimțământ pot fi utilizate numai pe baza acestuia. Poți gestiona cookie-urile și din browser; blocarea celor necesare poate împiedica autentificarea sau funcționarea unor servicii. Consultă Politica privind cookie-urile.

10. Drepturile tale

În condițiile prevăzute de GDPR, poți solicita:

• acces la date și o copie a acestora;
• rectificarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete;
• ștergerea datelor și restricționarea prelucrării;
• portabilitatea datelor furnizate, când prelucrarea automată se bazează pe consimțământ sau pe contract;
• opoziție la prelucrarea bazată pe interese legitime, pentru motive legate de situația ta, și opoziție în orice moment la marketingul direct, inclusiv la profilarea legată de acesta;
• retragerea consimțământului, fără a afecta prelucrările legale efectuate anterior retragerii;
• garanțiile prevăzute de lege în cazul deciziilor bazate exclusiv pe prelucrare automată care produc efecte juridice sau te afectează similar în mod semnificativ.

Poți depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) sau la autoritatea competentă din statul în care locuiești, lucrezi ori consideri că a avut loc încălcarea. Poți, de asemenea, să te adresezi instanțelor competente.

11. Cum soliciți ștergerea datelor

Poți solicita ștergerea datelor personale, inclusiv a datelor primite prin integrarea Meta / WhatsApp Business, fără să ai acces la cont:

1. Trimite un e-mail la support@volera.ro, cu subiectul „Solicitare ștergere date Volera”.
2. Precizează adresa de e-mail sau numărul de telefon asociat datelor, afacerea/locația relevantă și dacă solicitarea privește contul Volera, datele integrării Meta/WhatsApp ori anumite conversații. Nu trimite parole, coduri de autentificare sau date complete de card.
3. Vom verifica identitatea și legătura cu datele solicitate folosind numai informațiile necesare, apoi îți vom comunica măsurile luate sau motivele pentru care unele date trebuie păstrate.

Dacă datele sunt gestionate în numele unui Partener, îi poți adresa cererea direct. Dacă o primim noi, îl vom sprijini în soluționarea ei conform rolurilor și obligațiilor aplicabile. Ștergerea din Volera nu șterge automat copii deținute separat de Partener, de destinatarii mesajelor sau de Meta/WhatsApp; pentru acestea se aplică procedurile operatorului respectiv.

Pentru cererile pentru care suntem operator, răspundem fără întârzieri nejustificate și, de regulă, în cel mult o lună de la primire. Dacă complexitatea sau numărul solicitărilor impune o prelungire, termenul poate fi extins cu cel mult două luni, iar în prima lună te informăm despre prelungire și motivele ei. Cererile sunt, de regulă, gratuite. Aceeași adresă de contact poate fi folosită pentru toate drepturile descrise mai sus.

12. Datele minorilor

Volera Pro este un serviciu destinat utilizării profesionale. Dacă un Partener înregistrează programări sau alte date despre minori, acesta trebuie să respecte cerințele legale aplicabile și să implice părintele sau reprezentantul legal atunci când este necesar. Dacă observi o prelucrare necorespunzătoare a datelor unui minor, contactează-ne.

13. Actualizarea politicii

Actualizăm această politică atunci când se modifică serviciile sau cerințele aplicabile. Versiunea curentă rămâne disponibilă la această adresă, împreună cu data actualizării. Pentru schimbările care necesită o informare suplimentară sau consimțământ, vom folosi modalitățile de comunicare corespunzătoare. Continuarea utilizării serviciului nu înlocuiește un consimțământ cerut de lege.